Child pages
  • Gruppenadressbuch - verwalten
Skip to end of metadata
Go to start of metadata
Inhalt

Gruppenadressbuch aufrufen

An der Ostfalia und an der HBK finden Sie den Link zur Verwaltung des Gruppenadressbuches im Portal im Bereich Anwendungsdienste unter E-Mail, Kalender und Adressbuch.

Die Funktionen zur Bearbeitung der Zugriffsrechte und zum Importieren von Kontakten stehen nur zur Verfügung, wenn Sie als Verantwortliche/r des Gruppenadressbuches eingetragen wurden.

(1) Gruppenadressbücher die Sie selbst beantragt haben oder für die Ihnen Rechte als " Verantwortliche/r" eingeräumt wurden, können Sie löschen, bearbeiten und in Ihren E-Mail-Client importieren. Über einem Klick auf den Namen des Gruppenadressbuches können Sie in der Anwendung "Gruppenadressbuch" neue Kontakte hinzufügen, bestehende Kontakte bearbeiten oder Kontakte löschen.
(2) Gruppenadressbücher für die Sie Lese- oder Schreibrechte erhalten haben, können Sie über einen Klick auf den Namen aufrufen. Je nach den eingeräumten Rechten können Sie in der Anwendung "Gruppenadressbuch" neue Kontakte hinzufügen, bestehende Kontakte bearbeiten oder Kontakte löschen.
(3) Die notwendigen Informationen zum einbinden des Gruppenadressbuches in Ihren E-Mail-Client erhalten Sie durch einen Klick auf das Informationssymbol.

Neue Zugriffsrechte für weitere Hochschulangehörige einrichten

(1) Klicken Sie auf das Werkzeug-Symbol.

(1) Klicken Sie auf das Plus-Zeichen.
(2) Geben Sie den Nachnamen oder Teile eines Nachnamens der Person ein, der Sie den Zugriff auf das Gruppenadressbuch erlauben wollen.
(3) Wählen Sie den gewünschten Namen aus. Wiederholen Sie bitte den Vorgang, wenn Sie weitere Personen hinzufügen wollen.

Bitte beachten Sie: Nur MitarbeiterInnen, ProfessorInnen oder Auszubildenden kann ein Zugriff auf das Gruppenadressbuch eingeräumt werden.

(4) Klicken Sie auf das Minus-Zeichen, um einen Eintrag wieder aus der Liste zu entfernen.

(1) Vergeben Sie die Zugriffsrechte, indem Sie die gewünschten Kästchen anhaken.
(2) Die Zugriffsrechte Lesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen beziehen sich jeweils auf die Einträge im Adressbuch.
(3) Sie können weitere Personen mit der Berechtigung Verantwortliche/r ausstatten. Diese erhalten automatisch alle unter (2) beschriebenen Rechte. Zusätzlich können "Verantwortliche" weitere Zugriffsrechte auf das Adressbuch vergeben. Darüber hinaus sind diese auch berechtigt, das komplette Adressbuch zu löschen.
(4) Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit "Speichern".

Mehrere Kontakte in das Gruppenadressbuch importieren

Um mehrere Kontakte oder den gesamten Inhalt aus einem anderen bestehenden Adressbuch importieren zu können, benötigen Sie die Rechte als "Verantwortliche/r" für das Gruppenadressbuch.

(1) Wählen Sie das gewünschte Adressbuch in Ihrem E-Mail-Client aus (es folgt ein Beispiel für den Export aus Thunderbird).
(2) Markieren Sie die Kontakte, die Sie exportieren wollen.
(3) Klicken Sie auf "Extras" und
(4) Wählen Sie "Exportieren" aus.

(1) Wählen Sie einen Speicherort aus.
(2) Vergeben Sie einen Dateinamen.
(3) Wählen Sie als Dateityp "Komma getrennt".
(4) Klicken Sie auf Speichern.

  • Es werden nur Kontakte importiert, die einen Eintrag in den Feldern "Vorname", "Nachname" und "Anzeigename" enthalten. Fehlt ein Eintrag in einem dieser drei Felder, wird der Import dieses Kontaktes übersprungen.
  • Es können nur die Felder importiert werden, die im Gruppenadressbuch vorhanden sind. Die Felder im Gruppenadressbuch wurden so ausgewählt, dass sie von den verschiedensten E-Mail-Clients dargestellt werden können. Falls Ihr E-Mail-Client erlaubt zwei verschiedene E-Mail-Adressen für einen Kontakt anzulegen, beachten Sie bitte, dass nur die erste E-Mail-Adresse in Ihr Gruppenadressbuch importiert wird. Legen Sie für jede weitere E-Mail-Adresse einen separaten Kontakt an.
  • Eventuell müssen Sie die Kodierung der Daten noch ändern, damit Umlaute und Sonderzeichen im Gruppenadressbuch korrekt dargestellt werden. Stellen Sie sicher, dass die Daten in UFT - 8 kodiert sind.
  • Vorhandene Kontakte im Gruppenadressbuch werden nicht überschrieben.

Exportierte Datei in einem Editor (z.B. Notepad) bearbeiten

(1) Überprüfen Sie zunächst die Kodierung der Daten.
(2) Wählen Sie "Konvertiere zu UTF-8" aus.

(1) Überprüfen Sie, ob für alle Kontakte Einträge in den Feldern "Vorname", "Nachname" und "Anzeigename" vorhanden sind. Vervollständigen Sie diese Angaben bei Bedarf.
(2) Falls Sie zwei verschiedene E-Mail-Adressen für einen Kontakt angelegt haben, würde die zweite E-Mail-Adresse beim Import in Ihr Gruppenadressbuch verloren gehen. Um dies zu vermeiden, legen Sie bitte dafür einen neuen Kontakt in einer zusätzlichen Zeile an.
(3) Geben die zweite E-Mail-Adresse des Kontaktes als "Primäre E-Mail-Adresse" für diesen neuen Kontakt an.

(1) Speichern Sie die geänderte Datei erneut ab.

Datei in Gruppenadressbuch importieren

(1) Wählen Sie "importieren" aus.

(1) Wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten.
(2) Wählen Sie die Option "Mozilla Thunderbird CSV" aus.
(3) Klicken Sie auf "Importieren".

Gruppenadressbuch löschen

Das Adressbuch mit allen Inhalten wird gelöscht. Dieser Schritt ist unwiderruflich. Die gelöschten Daten können nicht wieder hergestellt werden. Verwenden Sie diese Funktion also nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass das Adressbuch nicht mehr benötigt wird.

(1) Klicken Sie auf das "Papierkorbsymbol".
(2) Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "OK", um das gesamte Gruppenadressbuch zu löschen.