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  • MIKA Kalender
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Inhalt

Überblick

(1) Die Kalenderfunktion von MIKA erreichen Sie, indem Sie den Reiter "Kalender" unten links auswählen. Der Kalender ermöglicht es Gruppenkalender zu führen, Termine anzulegen und Teilnehmer zu Terminen einzuladen, Termine mit dem Kalender in Ihrem E-Mail Programm zu synchronisieren und Einblick in freigegebene Kalender anderer Nutzer zu erhalten.

(2) Wenn Sie MIKA starten, ist bereits ein Standardkalender für Sie angelegt. Diesen sehen Sie im Fenster links oben unter "Meine Kalender".

Nachfolgend werden zunächst alle Funktionen des Kalenders beschrieben. Auf weiteren Seiten finden Sie weitere Anleitungen zur MIKA Kalenderfunktion:

Kalender mit gemeinsamen Terminen und Gruppenkalender in MIKA

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Kalender mit gemeinsamen Terminen bzw. Gruppenkalender anzulegen:
1.) Jeder Benutzer führt einen eigenen Kalender. Sie können dafür zum Beispiel die bereits beim Start angelegten Standardkalender nutzen. Die Kalender werden für die anderen Teilnehmer der Gruppe les- und bei Bedarf schreibbar gemacht. Termine werden entweder über die Einladungsfunktion oder direkt in die Kalender der gewünschten Gruppenmitglieder eingetragen. So können Sie beispielsweise die Termine der Mitarbeiter Ihrer Abteilung koordinieren.

2.) Es wird ein Gruppenkalender erstellt, in dem alle Gruppenmitglieder mindestens lesen können. Neben diesem Kalender können Sie auch weitere Kalender führen. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie einzelne Themenbereiche zb. Veranstaltungen, Dienstbesprechungen, Raumpläne etc. in einem eigenen Kalender filtern möchten.

Um einen Gruppenkalender zu erstellen, müssen Sie zunächst einen neuen Kalender erstellen. Die von Ihnen eingestellten Kalendereigenschaften bestimmen über die Nutzung als Gruppenkalender.

Kalender erstellen

In MIKA können Sie beliebig viele Kalender anlegen. Sie können diese über die Funktion "Kalender erstellen" erstellen.

(1) Es öffnet sich ein Pop-Up. Geben Sie in diesem unter dem Feld "Kalendername:" einen Namen für Ihren Kalender an. Dieser wird später in der Kalenderansicht angezeigt.
(2) Wenn Sie Ihren Kalender in die Frei/Belegt Suche einschliessen möchten, müssen Sie die Checkbox "In Frei/Belegt- Suche einschließen" anhaken. Andere Benutzer können so Ihren Kalender nach freien Terminen durchsuchen.
(3) Unter dem Drop Down "Farbe:" können Sie eine Farbe für Ihren Kalender wählen.
(4) Bestätigen Sie Ihre Angaben über "OK".

Kalender löschen

(1) Wählen Sie den Kalender, den Sie löschen möchten.
(2) Wählen Sie die Funktion "Kalender löschen oder Kalenderabonnement aufheben".

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "OK".

Kalendereigenschaften und Einrichten von Zugriffsberechtigungen für Kalender

Mit den Kalendereigenschaften können Sie Eigenschaften und Zugriffsrechte für Kalender einstellen.
(1) Wählen Sie den gewünschten Kalender.
(2) Klicken Sie auf die Funktion "Kalendereigenschaften".

Unter der Funktion "Kalendereigenschaften" haben Sie verschiede Möglichkeiten:
Kalendereigenschaften: Unter diesem Menüpunkt werden die Eigenschaften Ihres gewählten Kalenders verwaltet.
Kalender freigeben: Mit dieser Option können Sie Zugriffsberechtigungen für den gewählten Kalender verwalten.
Einstellungen zur Privatsphäre: Unter dieser Option können Sie Planungsberechtigungen für alle Kalender einstellen.

Kalendereigenschaften

Wenn Sie die Option "Kalendereigenschaften" wählen, öffnet sich ein Popup mit den Kalendereigenschaften des gewählten Kalenders.
(1) In diesem können Sie den Kalendernamen, eine Beschreibung, die Zeitzone und die Farbe des Kalenders einstellen und festlegen, ob der Kalender in die Frei/Belegt Suche eingeschlossen wird (siehe Kalender erstellen).
(2) Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "OK".

Kalender freigeben

Wählen Sie die Option "Kalender freigeben" unter Kalendereigenschaften. Ein Popup zur Einrichtung der Zugriffsbrechtigungen für Benutzer für den ausgewählten Kalender öffnet sich.

Setzen Sie bei der Option "Kalender freigeben" einen Haken.

(1) Wählen Sie das "+ Symbol", um einen neuen Slot zur Auswahl eines neuen Benutzers und zum Setzen der Zugriffsberechtigungen für diesen Benutzer hinzuzufügen. Mit dem "- Symbol" können Sie die Slots bei Bedarf entfernen.
(2) Wählen Sie das "Adressbuch-Symbol", um einen Benutzer aus dem Hochschuladressbuch hinzuzufügen.

(1) Ein Pop-Up mit dem Namen "Aus Adressbuch hinzufügen" öffnet sich.
(2) Sie können über das Suchfeld einen Suchstring angeben.
(3) Wählen Sie den Benutzer, der die Zugriffsrechte für den Kalender erhalten soll.
(4) Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Hinzufügen".

(1) Für den ausgewählten Benutzer können Sie im nächsten Schritt Zugriffsberechtigungen einrichten. Wählen Sie dazu im Drop Down die gewünschte Berechtigung.
(2) Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern".

Die Bedeutung der einzelnen Berechtigungen:

  • Keine: der gewählte Benutzer verfügt über keine Berechtigungen im Kalender.
  • Lesen: der gewählte Benutzer kann den Kalender lesen.
  • Lesen+Schreiben: der ausgewählte Benutzer verfügt im Kalender über Lese- und Schreibrechte, dh. er kann Termine eintragen.
  • Eigentümer: der ausgewählte Benutzer ist Eigenümer des Kalenders und erhält E-Mails wenn Termineinladungen zu- oder abgesagt werden.

Einstellungen zur Privatssphäre

Wenn Sie die Option "Einstellungen zur Privatssphäre" unter "Kalendereigenschaften" wählen, öffnet sich das Popup "Einstellungen zur Privatsphäre".
(1) Unter "Einstellungen für:" können Sie festlegen für welchen Benutzer Sie die Einstellungen ändern möchten. Per Default ist Ihr Benutzer ausgewählt. Bitte beachten Sie: Sie können die Einstellungen zur Privatssphäre von anderen Benutzern nur ändern, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
(2) Wählen Sie das "+ Symbol", um einen neuen Slot hinzuzufügen.
(3) Wählen Sie das "Adressbuch-Symbol", um einen Benutzer hinzuzufügen.

(1) Geben Sie im Popup "Aus Adressbuch hinzufügen" im Suchfeld den Namen des Benutzers an, den Sie hinzufügen möchten.
(2) Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus den Suchergebnissen.
(3) Klicken Sie "Hinzufügen".

(1) Wählen Sie im Drop-Down die entsprechenden "Einstellungen zur Privatssphäre".
(2) Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern".

Folgende Bedeutungen haben die einzelnen Einstellungen zur Privatssphäre:

  • Keine: Kalender werden nicht mit anderen Benutzern geteilt.
  • Freie Zeiten prüfen: Die Verfügbarkeit des Kalendereigentümers kann geprüft werden. Details zu den Terminen stehen nicht zur Verfügung.
  • Einladen: Der Kalendereigentümer kann zu Terminen eingeladen werden. Der entsprechende Termin wird in den Kalender des Eigentümers eingetragen.
  • Verwalten: Der eingetragene Benutzer mit dieser Berechtigung kann den Termin verwalten.

Kalender abonnieren

In MIKA können Sie Kalender von anderen Nutzern abonnieren. Sie können so andere Kalender einsehen und Gruppenkalender führen.

Wählen Sie die Funktion "Kalender abonnieren", um einen Kalender zu abonnieren.

(1) Im mittleren Fenster öffnet sich die Registerkarte "Abonnieren".
(2) Geben Sie in das Feld "Suchen:" den Namen des Benutzers ein. Eine Auflistung mit den Suchergebnissen erscheint.
(3) Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Kalender Sie importieren möchten.
(4) Im rechten Fensterbereich werden die freigegebenen Kalender des Benutzers angezeigt. Setzen Sie bei dem gewünschten Kalender einen Haken.
(5) Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Abonnieren".

Der abonnierte Kalender erscheint unter "Abonniert". Wenn Sie diesen anhaken können Sie die Termine dieses Kalenders einsehen.

Kalenderabonnement aufheben

(1) Wählen Sie den Kalender, dessen Abonnement Sie löschen möchten.
(2) Wählen Sie die Funktion "Kalender löschen oder Kalenderabonnement aufheben".

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Schritte zur Erstellung von gemeinsamen Terminen in den jeweiligen Kalendern der Gruppenmitglieder

Zur Eintragung von gemeinsamen Terminen können Sie Ihren Standardkalender nutzen. Sie können sich gemeinsame Termine über die Einladungsfunktion bei Terminen gegenseitig in Ihre Kalender eintragen. Die Kalender der Benutzer der Gruppe sollten mindestens lesbar sein, sodass diese für alle Benutzer der Gruppe nach dem Abonnement einsehbar sind. Bitte prüfen Sie auch die "Einstellungen zur Privatssphäre". Gruppenmitglieder sollten mindestens die Berechtigung haben, zu Terminen einzuladen.

Diese Vorgehensweise bietet sich beispielsweise an, um Termine innerhalb von Abteilungen zu koordinieren. Der Vorteil der Einladungsfunktion von Terminen ist: dass Sie von jedem eingeladenen Teilnehmer eine Rückmeldung bekommen, ob der Termin wahrgenommen werden kann.

(1) Legen Sie einen neuen Termin an. Klicken Sie auf "Details für Termin anzeigen/bearbeiten".
(2) Wählen Sie unter der Funktion aus "Adressbuch hinzufügen" den entsprechenden Benutzer für die Einladung aus.
(3) Die eingeladenen Teilnehmer bekommen nach dem Speichern des Termins eine Benachrichtigungsmail mit den Angaben zu dem Termin und können diesen bestätigen oder ablehnen. Bei Bestätigung durch den Teilnehmer wird der Termin in dessen Kalender eingetragen. Sie bekommen eine Bestätigungsmail.

Schritte zum Erstellen eines gemeinsam genutzten Gruppenkalenders

Die Einrichtung eines gemeinsam genutzten Gruppenkalenders empfiehlt sich, wenn Sie Themenbereiche wie z.B. Veranstaltungsplanungen, Raumplanungen etc. in einem seperaten Kalender abgrenzen möchten. Nachfolgend werden die Schritte zur Einrichtung eines solchen Kalenders beschrieben.

(1) Erstellen Sie einen Kalender, den Sie als Gruppenkalender nutzen möchten. Sie machen diesen zum Gruppenkalender indem Sie die gewünschten Benutzer aus dem Hochschuladressbuch auswählen und entsprechende Berechtigungen für diese für den Gruppenkalender einstellen.
(2) Markieren Sie den gewünschten Kalender und wählen Sie die Funktion "Kalendereigenschaften/ Kalender freigeben".
(3) Das Popup "Kalender freigeben" öffnet sich, wählen Sie die Benutzer mit denen Sie den Kalender gemeinsam online nutzen möchten.
Bitte beachten Sie: wählen Sie die Kontakte nur aus dem Hochschuladressbuch, da die korrekte Benutzerkennung benötigt wird, um den Kalender abonnieren zu können. Diese ist nur im Hochschuladressbuch hinterlegt!
(4) Geben Sie diesen die Berechtigung "Lesen" oder "Lesen+Schreiben" oder "Eigentümer". Vergeben Sie Berechtigungen abhängig davon, wieviele Rechte Sie den einzelnen Benutzern für Ihren Gruppenkalender einräumen möchten. Sie können unterschiedliche Berechtigungen für die einzelnen Nutzer einstellen.
(5) Alle Benutzer, die den Gruppenkalender nutzen möchten, müssen diesen abonnieren.