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Inhalt

Allgemeines

In MIKA gibt es verschiedene Möglichkeiten Termine zu erstellen. Zu Terminen können Sie Teilnehmer einladen, die daraufhin eine Einladungsmail erhalten und den Termin in Ihrem Kalender bestätigen oder ablehnen können. Weiterhin können Sie prüfen, ob ein Teilnehmer zum Zeitpunkt eines Termins verfügbar ist, wenn dieser seinen Kalender dafür frei gegeben hat.

Termin erstellen

In MIKA haben Sie zwei Möglichkeiten Termine zu erstellen:

(1) Sie können einen Termin erstellen, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste den Zeitraum im gewünschten Kalender markieren. Ein Pop-up mit den eingetragenen Daten zu Ihrem Termin erscheint beim Loslassen der Maustaste, geben Sie unter dem Feld "Ereignis:" einen Namen für Ihren Termin ein und wählen Sie "Termin erstellen". Über "Details für Termin hinzufügen/bearbeiten" können Sie die Details des Termins bearbeiten.

(2) Die Schaltfläche "Neuer Termin" stellt die zweite Möglichkeit dar, einen Termin zu erstellen. Ein Pop-up zum Bearbeiten der Details des Termins öffnet sich. Nehmen Sie in diesem die gewünschten Eingaben vor.

Termin löschen

Klicken Sie den Termin an, den Sie löschen möchten. Ein Popup mit Informationen zum Termin erscheint und wählen Sie die Funktion "Termin löschen".

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "Löschen". Der Termin wird gelöscht.

Details für einen Termin hinzufügen/anzeigen

Sie können die Details eines Termins über einen Klick auf die Fläche des markierten Termins bearbeiten. Ein Pop-up wird geöffnet, wählen Sie in diesem die Funktion "Details für Termin hinzufügen/anzeigen".

Wenn Sie alternativ doppelt auf den Termin klicken, gelangen Sie ebenfalls in die "Bearbeiten-Ansicht".

In dem Tab zum Bearbeiten der Details des Termins können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Die Einladungsfunktion wird im nächsten Kapitel vorgestellt. Die Funktionen über den Terminangaben wie "Speichern, Anhängen und Benachrichtigungen" werden ebenfalls in den nachfolgenden Kapiteln behandelt.

(1) Geben Sie unter dem Feld "Titel:" einen Titel für Ihren Termin an. Dieser kann bereits gesetzt sein, wenn Sie Ihren Termin per Drag and Drop erstellt haben und im dem Feld "Ereignis:" einen Namen eingetragen haben.
(2) Unter "Kalender" können Sie einen Kalender für Ihren Termin auswählen. Termine sind so ganz leicht in andere Kalender verschiebbar, indem unter diesem Feld ein anderer Kalender ausgewählt wird.
(3) Bei Auswahl der Checkbox "Gesamter Tag" wird der Termin für den ganzen Tag in Kopf des Kalenders für den jeweiligen Tag eingetragen. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie beispielsweise Urlaub und Geburtstage in Ihren Kalender eintragen möchten.
(4) In diesen Feldern können Sie einen "Beginn:" und ein "Ende:" für Ihren Termin festlegen. Die Dauer wird automatisch gesetzt.
(5) Unter "Wiederholung einstellen" können Sie einen Termin mit Wiederholungen anlegen, zb. eine wöchentliche Besprechung.
(6) Unter "Erinnerung einstellen" können Sie die Erinnerungsfunktion für den Termin aktivieren.
(7) Unter "Standort:" können Sie einen Ort für Ihre Besprechung angeben.
(8) Im Textfeld "Beschreibung:" haben Sie die Möglichkeit eine Beschreibung für Ihren Termin zu formulieren. Sie können so zum Beispiel Teilnehmern einer Besprechung im Vorfeld mitteilen, was Sie in der Besprechung erwartet.
(9) Die Einstellung unter "Termin ist:" bestimmen, ob Ihr Termin "öffentlich" oder "privat" ist, oder nur nach "Datum und Uhrzeit angezeigt" wird. Bei privaten Terminen sehen andere Nutzer nur, dass Sie einen Termin haben. Details für den Termin sind nicht einsehbar.
(10) Unter "Ereignistyp:" können Sie einen Ereignistyp für Ihre Besprechung festlegen. Im Drop Down stehen verschiedene Ereignistypen zur Verfügung.
(11) Unter "Anzeigen als:" geht es um die Anzeige in der Frei/Belegt Suche. Wenn Sie "Gebucht" einstellen, wird der Termin in der Suche als Belegt angezeigt. Wählen Sie "Frei" wird der Termin in der Frei/Belegt Suche als frei angezeigt.
(12) Unter "Einladungen" können Sie weitere Personen zu Terminen einladen.
(13) Unter "Freie Zeiten prüfen" können Sie prüfen, ob eingeladenen Teilnehmer zur Verfügung stehen.
(14) Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern".

Mit den Angaben "Termin ist:" und "Anzeigen als" stellen Berechtigungen für Ihren Termin ein. Diese beeinflussen die Anzeige in der Frei/Belegt Suche, bzw. welche Details andere Benutzer zu den Termin einsehen können.

Geburtstage oder Urlaub eintragen

Über den "Ereignistyp:" in der Detailansicht eines Termins können Sie die Art des Ereignisses bestimmen, im Beispiel "Geburtstag". Wenn Sie die Checkbox "Gesamter Tag" in der Detailansicht des Termins anhaken, wird dieser wie im Beispiel in den Kalenderkopf eingetragen.

Einladungsfunktion zu Terminen

Im Tab zum Bearbeiten von Details zu Terminen haben Sie die Möglichkeit Teilnehmer zu Ihrem Termin einzuladen. Unter "Einladungen" können Sie eigene Kontakte eingeben oder Kontakte aus Ihrem Adressbuch auswählen. Die Teilnehmer bekommen eine Benachrichtigungsmail mit den Angaben zu dem Termin und können diesen bestätigen oder ablehnen. Bei Bestätigung durch den Teilnehmer wird der Termin in dessen Kalender eingetragen. Bitte beachten Sie: Termine werden nur in Ihren Kalender eingetragen, wenn Sie die entsprechenden Einstellungen unter "Kalendereigenschaften/Einstellungen für die Privatssphäre" für Ihren Kalender vorgenommen haben.

Die Benachrichtigungsmails bei Einladungen, bzw. Einladungsänderungen werden von MIKA versendet, wenn diese Einstellung unter dem Reiter "Optionen/Kalender/Benachrichtigungen" vorgenommen wurde. Nähere Informationen finden Sie in der Anleitung Kalenderansichten und Optionen.

(1) Wählen Sie die Funktion "Hinzufügen", um Teilnehmer aus Ihrem Hochschuladressbuch zu Ihrer Einladungsliste für den Termin hinzuzufügen.

Ein Pop-up zur Auswahl des Kontakts aus Ihren Adressbüchern öffnet sich.
(1) Wählen Sie das "Hochschuladressbuch" im Drop Down.
(2) Sie haben die Möglichkeit "Personen" oder "Gruppen" in den entsprechenden Adressbüchern zu wählen.
(3) Sie haben die Möglichkeit den Namen des Teilnehmers, den Sie einladen möchten, in das Suchfeld einzugeben.
(4) Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus.
(5) Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Hinzufügen".

Bitte beachten Sie: Personen können nur eingeladen werden, wenn diese die entsprechenden Einstellungen unter "Kalendereigenschaften/Einstellungen für die Privatssphäre" vorgenommen haben.

 

Der gewünschte Kontakt wird Ihrer Einladungsliste hinzugefügt.

(1) Sie können eingeladene Teilnehmer über die Funktion "Entfernen" aus Ihrer Einladungsliste entfernen.

Verfügbarkeit von Teilnehmern prüfen

Sie haben unter "Freie Zeiten prüfen" die Möglichkeit die Verfügbarkeit der Teilnehmer zu prüfen, wenn die "Verfügbarkeitsprüfung" ("in Frei/Belegt Suche einschließen" unter "Kalendereigenschaften") vom Kalenderinhaber zugelassen wurde und die Termine der Teilnehmer öffentlich sind.

(1) Wählen Sie die Funktion "Freie Zeiten prüfen", um die freien Zeiten der eingetragenen Kontakte zu prüfen.

Sie können die Verfügbarkeit nur prüfen, wenn Sich Kontakte in Ihrer Einladungsliste befinden. Und diese Ihnen die entsprechenden Berechtigungen für Ihren Kalender bzw. die Termine eingeräumt haben.

 

Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie sehen, ob der Termin bei den Teilnehmern bereits belegt ist.
(1) Sie können hier die Uhrzeit für Ihren Termin verschieben, indem Sie eine der Funktionen "Automatische Uhrzeitauswahl", "Früher" oder "Später" wählen.
(2) Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Annehmen".

Angaben/Details zu Terminen speichern

Speichern Sie Ihre Angaben zum Termin über die Funktion "Speichern" ab.

Wiederkehrende Termine/Serientermine erstellen

Sie können in MIKA wiederkehrende Termine erstellen.
Wählen Sie dazu die Option "Wiederholung", in der Detailansicht eines Termins.

Alternativ können Sie auch die Option "Wiederholung einstellen" wählen.

Ein Pop-up öffnet sich, in diesem können Sie Einstellungen zu den Wiederholungen vornehmen.
(1) Im Drop Down "Wiederholung:" können Sie die Art der Wiederholung "Wöchentlich", "Täglich", "Monatlich" oder "Jährlich" einstellen. Je nach Einstellung unter diesem Drop Down können Sie unterschiedliche Serientermine erstellen. Wenn Sie an dieser Stelle "Monatlich" oder "Jährlich" wählen, können Sie gezielt einzelne Tage im Monat oder im Jahr für Ihre Terminserie festlegen.

(2) Aktivieren Sie die Checkbox "Erweitert", wenn Sie möchten, dass Ihr Termin nicht jede Woche/ bzw. an verschiedenen Tagen stattfindet oder endet.
(3) In den erweiterten Einstellungen haben Sie unter "Wiederholen alle:" die Möglichkeit das Intervall für die Durchführung Ihres Termins auf beispielsweise jede zweite Woche und auf bestimmte Wochentage festzulegen.
(4) Unter "Ende" können Sie über Auswahl von "Am" oder "Nach" zum Beispiel ein Enddatum für Ihre Veranstaltungen festlegen. Hinweis: es sind auch andere Einstellungen möglich. Bitte entnehmen Sie der Hilfe zu MIKA nähere Informationen.
(5) Wählen Sie "OK", um Ihre Einstellungen für die Serientermine abzuspeichern.

Ihre Serientermine werden in Ihren Kalender eingetragen. Sie erkennen diese an dem "Wiederholungstermin-Symbol" im oberen Bereich des Termins.

Anhänge zu Terminen

Über die Funktion "Anhängen" können Sie Ihrem Termin Anhänge hinzufügen.

(1) Ein Fenster zu Ihrem Dateisystem öffnet sich, wählen Sie die entsprechende Datei aus.
(2) Fügen Sie diese durch die Auswahl von "Öffnen" dem Termin hinzu.

Der Anhang wird dem Termin hinzugefügt. Sie sehen diesen im Kopf des Termins.

Über die Funktion "Entfernen" können Sie den Anhang löschen.

Benachrichtigungen/ Erinnerungen zu Terminen

Eine Erinnerung zu Ihrem Termin können Sie unter der Funktion "Erinnerungen" einstellen. Alternativ können Sie die Funktion "Erinnerung einstellen" nutzen.

(1) Ein Pop-up öffnet sich. In diesem können Sie einstellen wann die Erinnerung erfolgen soll und an welche Adresse die Benachrichtigungsmail verschickt wird.
(2) Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "Erinnerung speichern".

Unter dem Reiter "Optionen" finden Sie allgemeine Einstellungen für Ihre Kalender. Dort können Sie unter "Kalender/ Benachrichtigungen" Benachrichtigungsoptionen einstellen. Nähere Informationen finden Sie in der Anleitung Kalenderansichten und Optionen.