Skip to end of metadata
Go to start of metadata


Inhalt


Allgemeines


1) Den Kalender erreichen Sie über das Menü.

2) Oben finden Sie eine Funktionsleiste.

3) Links finden Sie eine Monatsübersicht. Darunter werden "Ihre Kalender" aufgeführt. Unter "Weitere Kalender"  werden freigegebene Kalender anderer Personen aufgeführt. Klicken Sie einen Kalender an, wird er farbig hinterlegt und die Termine werden in der Übersicht angezeigt. Klicken Sie ein zweites Mal auf den Kalender, blenden Sie die Termine wieder aus.

4) Über die Pfeiltasten können Sie im Kalender vor- und zurücknavigieren.

5) Sie können für die Anzeige des Kalenders zwischen verschiedenen Ansichten wählen. Mit einem Klick auf "Heute" wechseln Sie auf den aktuellen Tag zurück.

6) Für den ausgewählten Tag wird Ihnen ein Tagesplan angezeigt.



Einen Termin erstellen


1) Klicken Sie in der Funktionsleiste auf "Neu". Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag und anschließend auf "Neu".


1) Geben Sie einen Titel für den Termin an.

2) Geben Sie "Start" und "Ende" ein.

3) Stellen Sie gegebenenfalls eine Wiederholung und eine Erinnerung ein. Über das Auswahlfeld Anzeigen als können Sie entscheiden, wie der Termin im Kalender angezeigt werden soll.

4) Geben Sie gegebenenfalls weitere Informationen oder Notizen zu dem Termin in dem Textfeld ein.

5) Geben Sie den Namen einer Person ein, um diese zu dem Termin einzuladen. Alternativ können Sie auf das "+" klicken, um das Adressbuch zu öffnen.

6) Klicken Sie auf "Speichern". Die eingeladene Persone erhält eine Einladung per E-Mail.



Einen Raum hinzufügen


1) Klicken Sie in die Zeile "Einen Ort oder Raum hinzufügen". Geben Sie anschließend den Namen eines Raumes ein oder klicken Sie im Auswahlfeld auf "Raum hinzufügen".


1) Die an Ihrem Termin verfügbaren Räume werden Ihnen im Auswahlfeld angezeigt. Klicken Sie einen Raum an, um diesen hinzuzufügen.


1) Der Raum wird anschließend als Teilnehmer des Termins angezeigt. Sie bekommen eine Terminzusage des Raumes per E-Mail.


Räume buchen

Es gibt Räume, die Sie nicht frei buchen können. Die Buchung muss dann erst durch eine/einen zuständige/en Mitarbeiter/in bestätigt werden. Erst danach erhalten Sie eine Zu- oder Absage des Raumes zu Ihrem Termin per E-Mail.

Hinzufügen neuer Räume

Falls Sie einen Raum für die Buchung über Exchange zur Verfügung stellen möchten, schicken Sie bitte eine Anfrage an das Rechenzentrum.



Kalender erstellen

Sie können weitere persönliche Kalender erstellen.


1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Ihre Kalender".

2) Klicken Sie auf "Neuer Kalender". Anschließend müssen Sie einen Namen für den Kalender vergeben. 



Kalender hinzufügen

Sie können weitere Kalender hinzufügen.


1) Klicken Sie auf "Kalender hinzufügen".

2) Sie können einen Sekundären Kalender hinzufügen (siehe Abschnitt Kalender erstellen) oder eine andere Quelle auswählen.


Aus einer Datei

Sie können Ereignisse aus einer .ICS-Datei in einen vorhanden Kalender importieren


1) Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie eine .ICS-Datei auf Ihrem Computer aus.

2) Wählen Sie den Kalender, in den Sie die Ereignisse importieren möchten.

3) Klicken Sie auf "Speichern".


Aus dem Internet

Sie können Kalender aus dem Internet in der OWA hinzufügen.


1) Geben Sie den Link zu dem Kalender an.

2) Vergeben Sie eine Namen für den Kalender.

3) Klicken Sie auf "Speichern". Der Kalender wird anschließend unter Weitere Kalender aufgeführt.


Aus dem Verzeichnis

Sie können Kalender anderer Personen aus dem Adressbuch hinzufügen.


1) Geben Sie den Namen der Person in dem Eingabefeld "Aus dem Verzeichnis:" ein.

2) Klicken Sie auf "Öffnen". Der Kalender wird anschließend unter Weitere Kalender aufgeführt.



Im Kalender nach Terminen suchen

Sie können innerhalb eines Kalenders nach Terminen suchen. Wählen Sie dazu links in der Liste den Kalender aus, in dem Sie suchen wollen.


1) Geben Sie oben links im Eingabefeld Im Kalender suchen den Suchbegriff ein. Bestätigen Sie mit der Enter-Taste.


1) Die Suchergebnisse werden Ihnen in einer Liste angezeigt. Zu den Suchergebnissen werden Ihnen Details angezeigt.

2) Schließen Sie die Suche durch Klicken auf das "x".



Kalender freigeben

Sie können Ihren Kalender für andere Personen zur Einsicht oder Bearbeitung freigeben.


1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie freigeben wollen.

2) Klicken Sie anschließend auf "Freigabeberechtigungen".


1) Geben Sie in dem Eingabefeld "Freigeben für" den Namen der Person ein, für die Sie den Kalender freigeben wollen.

2) Wählen Sie über das Auswahlfeld aus, welche Berechtigung die Person für den Kalender haben soll.

BerechtigungErklärung
Nur VerfügbarkeitAlle Termine werden als "Gebucht" angezeigt.
Eingeschränkte DetailsEs können Betreff und Ort des Termins eingesehen werden. Private Termine werden als "Gebucht" angezeigt.
Alle DetailsEs können alle Informationen des Termins eingesehen werden. Private Termine werden als "Gebucht" angezeigt.
BearbeiterEs können Termine angelegt werden. Private Termine werden als "Gebucht" angezeigt.
Stellvertretung

Es können Termineinladungen im Auftrag verschickt und beantwortet werden. Private Termine werden als "Gebucht" angezeigt.

Berechtigung Stellvertreter

Überprüfen Sie im Anschluss, ob Einladungen an Sie oder an die Person mit "Stellvertreter"-Berechtigung geschickt werden. Siehe Abschnitt Freigabeberechtigungen ändern

3)  Sie können den "Betreff" der E-Mail in dem Eingabefeld ändern.

4) Klicken Sie auf "Senden", um die Freigabe zu speichern. Die in Schritt 1 ausgewählte Person wird per E-Mail über die Freigabe informiert.



Freigabeberechtigungen ändern

Sie können die Berechtigungen im Nachhinein verändern oder wieder entziehen.


1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, dessen Freigabeberechtiungen Sie ändern wollen.

2) Klicken Sie anschließend auf "Berechtigungen".


1) Über das Auswahlfeld können Sie die Berechtigung ändern. Sie können der Person die Freigabe durch Klicken auf das "x" entziehen.

2) Klicken Sie anschließend auf "Speichern".


Berechtigung "Stellvertretung"

Personen, für die Sie den Kalender mit der Berechtigung "Stellvertretung" freigegeben haben, können Termineinladungen für Sie im Auftrag verschicken und beantworten. Sie können auswählen, an wen Termineinladungen und -antworten gesendet werden sollen.

Sie können diese Einstellung im Fenster Freigabeberechtigungen ändern vornehmen. 


1) Sobald Sie für eine Person die Berechtigung "Stellvertretung" ausgewählt haben, erscheint oberhalb eine Auswahlfeld "Einladungen und Antworten senden an:". Wählen Sie hier Ihre gewünschte Einstellung.

2) Wenn die Person mit der Berechtigung "Stellvertreter" private Termine einsehen darf, können Sie den Haken bei "Stellvertretung darf private Ereignisse anzeigen" setzen.

3) Klicken Sie auf "Speichern".



Kalender "Geburtstage" ausblenden

Neben dem Hauptkalender wird Ihnen ein persönlicher Kalender "Geburtstage" angezeigt. Sie haben die Möglichkeit diesen zu deaktivieren.


1) Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.

2) Klicken Sie anschließend auf "Optionen".


1) Wählen Sie links in der Liste "Geburtstagskalender".

2) Wählen Sie "Geburtstagskalender deaktivieren" aus.

3) Klicken Sie auf "Speichern".



Kalender-Ressourcen

Falls Sie einen Raum oder eine Fahrzeug für die Buchung über Exchange zur Verfügung stellen möchten, schicken Sie bitte eine Anfrage an das Rechenzentrum. Benennen Sie bitte eine Person, die die Kalenderberechtigungen für die Ressource verwalten wird. Die Kalenderberechtigungen können über die OWA verwaltet werden.

Eine Kalender-Ressource bestätigt Buchungsanfragen automatisch. Sie können aber auch Personen bestimmen, die eine Buchungsanfrage erst bestätigen müssen.


Kalenderberechtigungen verwalten

Melden Sie sich an der OWA an. 

1) Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild.

2) Klicken Sie auf "Weiteres Postfach öffnen...".


1) Geben Sie die E-Mail-Adresse der Kalender-Ressource ein. Diese wird Ihnen vom Rechenzentrum mitgeteilt.

2) Klicken Sie auf "Verzeichnis durchsuchen".


1) Anschließend wird Ihnen das Ergebnis der Suche angezeigt.

2) Klicken Sie auf "Öffnen".


1) Das Postfach der Kalender-Ressource öffnet sich in einem neuen Tab.

2) Klicken Sie oben links auf "Menü".

3) Wechseln Sie auf den Kalender.

Anschließend können Sie die Kalenderberechtigungen, wie unter Kalender freigeben beschrieben, anpassen.


Buchungsanfragen bearbeiten


Ist ein Raum nicht frei buchbar, wird man nach der Buchung per E-Mail informiert, dass die Buchung erst bestätigt werden muss.

1) Die E-Mail enthält eine Zusammenfassung über den angefragten Termin und die Information, dass eine Zusage noch nicht erteilt ist.


Als Verantwortliche(r) für die Ressource erhalten Sie eine E-Mail mit der Buchunganfrage.

1) Die E-Mail enthält eine Zusammenfassung über den angefragten Termin. Der Absender hat die Buchungsanfrage erstellt.

2) Über die Schaltflächen können Sie direkt in der E-Mail auf die Anfrage reagieren. Der Absender der Buchungsanfrage wird per E-Mail über die Reaktion informiert.

Darstellung der E-Mails

In einigen Mailprogrammen werden diese E-Mails nicht richtig dargestellt. Die Schaltflächen sind dann nicht verfügbar. Das Rechenzentrum empfiehlt die Verwendung der OWA oder Outlook.



Zurück


  • No labels