Child pages
  • Scan to File (nur Ostfalia)
Skip to end of metadata
Go to start of metadata
Inhalt

Scan to File ermöglicht es Ihnen ihre Dokumente an allen öffentlichen CPS-Geräten der Ostfalia Hochschule zu scannen.

Wichtig: Die gescannten Dateien stehen für 1 Woche im Ostfalia Portal zum Download zur Verfügung. Danach werden diese automatisch vom Server gelöscht.

Kurzfassung

(1) Schieben Sie die Ostfalia-Card in das Terminal des CPS-Geräts. Wählen Sie dann "Kopieren & Scannen" aus.

(2) Anschließend wählen Sie am CPS-Gerät "Scanner" und "Scan to File" aus, sodass die Fläche von "Scan to File" gelb markiert wurde.  Der Scan startet beim Druck der blau leuchtenden Taste unterhalb des Nummernfeldes.

(3) Erfolgreich gesendet wurde der Scan, sobald das Datenbank-Symbol in der unteren rechten Bildschirmecke wieder grün ist.

(4) Erst danach darf die Karte entnommen werden.

(5) Die gescannten Dateien finden Sie im Ostfalia Portal unter "Allgemeines" - "Copy-Print-System" - "Scans".

Auswahl der Scan-Funktion am Terminal

Bild vom Terminal - Kopieren und Scannen

Setzen Sie ihre Ostfalia-Card in das Terminal des CPS-Geräts in Pfeilrichtung ein.

(1) Wählen Sie "Kopieren & Scannen", falls der Kopiermodus nicht automatisch ausgewählt wurde.

Die Scan to File Funktion ist kostenfrei. Studierende benötigen jedoch einen Restwert von mind. 0,20 € auf Ihrer Geldbörse, um die Funktion Scan To File zu nutzen. Im Display des Ostfalia-Card-Lesegerätes wird der aktuelle Restwert Ihres Guthabens auf der Karte angezeigt. Um ihre Ostfalia-Card zu entnehmen drücken Sie "END".

Scannen mit Standardeinstellungen

Bild vom Tastenfeld - Energiespartaste

(1) Falls das CPS-Gerät einen schwarzen Bildschirm anzeigt, müssen Sie diesen mit Betätigung der blau leuchtenden Energiespar-Taste aufwecken.

Bild vom Drucker Startbildschirm - Scanner markiert

(1) Wählen Sie im Menü den Punkt "Scanner" aus.

Bild vom Scanner-Menü - mit markierten Menüpunkten

Die zu scannenden Dokumente können Sie auf dem Mehrfacheinzug oder dem Vorlagenglas platzieren.

(1) Aktuelle Anzeige der wichtigsten Einstellungen

(2) Folgende Scan-Einstellungen sind als Standard voreingestellt:

  • Scan in Vollfarbe
  • Erstellung einer Datei, wenn mehrere Seiten gescannt werden
  • automatische Erkennenung der Blattgröße
  • 1-seitiger Scan
  • automatisch vergebener Dateiname mit Datum und Uhrzeit
  • 300 DPI Auflösung

Diese Einstellungen können Sie, wie unter "Anpassung der Scan-Einstellungen" beschrieben, ändern.

(3) Zum Scannen müssen Sie "Scan to File" auswählen, so dass die Fläche gelb markiert wurde.

Bilder der Starttaste

Anschließend starten Sie den Scan indem Sie die blau leuchtende Taste auf der rechten Seite, unterhalb des Nummernfeldes betätigen.

(4) Vorschau der gescannten Dokumente. Hier können Sie ihre Einstellungen vorab überpüfen.

(5) Erfolgreich gesendet wurde der Scan, sobald das Datenbank-Symbol in der unteren rechten Bildschirmecke wieder grün ist. Solange die Datei verarbeitet wird und das Symbol rot ist, darf die Ostfalia-Card nicht entnommen werden.

Nutzung des Mehrfacheinzugs

Wenn Sie den Mehrfacheinzug nutzen, werden alle gescannten Seiten in einer PDF-Datei gespeichert. Der Scanvorgang wird nach der letzten Seite automatisch beendet. Der Scan ist abgeschlossen sobald das Datenbank-Symbol wieder grün ist. Solange die Datei verarbeitet wird und das Symbol rot ist, darf die Ostfalia-Card nicht entnommen werden.

Nutzung des Vorlagenglases für das Scannen einzelner Seiten

Wenn Sie ihre Dokumente auf das Vorlagenglas legen, zeigt das Display nach dem ersten Scan die Meldung "Nächste Vorlage innerh. 60 Sekunden einlegen, dann Starttaste drücken. Andernfalls #". Innerhalb der ablaufenden Zeit können Sie eine weitere Vorlage / weitere Seite einlegen und dies mit der blau leuchtenden Starttaste bestätigen.

Bild der Raute-Taste

Wenn alle Dokumente erfasst wurden, bestätigen Sie dies mit der Raute-Taste.

Erfolgreich gesendet wurde der Scan, sobald das Datenbank-Symbol in der unteren rechten Bildschirmecke wieder grün ist. Solange die Datei verarbeitet wird und das Symbol rot ist, darf die Ostfalia-Card nicht entnommen werden.


Download der Dateien über das Ostfalia Portal

Bild des Ostfalia Portals - mit Nummerierung versehen

Die gescannten Dateien finden Sie im Ostfalia Portal unter

(1) "Allgemeines"

(2) "Copy-Print-System"

(3) "Scans"

(4) Mit einem Klick auf den blauen Link können Sie die Datei herunterladen.

(5) Die Dateien werden nach einer Woche automatisch von den Servern gelöscht. Alternativ können Sie ihre Dateien mit einem Klick auf das Mülleimer-Symbol direkt löschen.



Anpassung der Scan-Einstellungen

Dateiname und -Typ

Bild vom Scanner-Menü Dateiname und - Typ -  mit Nummerierung versehen


(1) "Einzelseite": Pro Seite wird eine Datei erstellt. "Mehrere Seiten": Die gescannten Seiten werden in einer Datei gespeichert.

(2) Die Datei könne Sie als "PDF" oder "TIFF/JPEF" speichern.

(3) Die PDF-Datei können Sie als "Hochkomprimierte PDF" oder als "PDF/A" für die Langzeitarchivierung speichern.

(4) Den "Dateiname" können Sie hier festlegen. Sonst wird dieser automatisch vergeben.

(5) In den "Sicherheitseinstellungen" können Sie den Passwortschutz für PDF-Dateien aktivieren.

(6) OK - zurück zum Menü.

Scaneinstellungen

Bild vom Scanner-Menü - Scaneinstellungen - mit Nummerierung versehen

(1) "Vorlagenart" - Hier können Sie auswählen, ob der Scan z.B. nur in Schwarzweiß oder in Vollfarbe(Standard) erfolgen soll.

(2) "Auflösung" - Hier können Sie eine Auflösung zwischen 100 dpi bis 600 dpi auswählen. 300 dpi sind als Standard eingestellt.

(3) "Scanformat" - Hier können Sie die Größe des Scans festgelegen. Die Automatische Erkennung ist standardmäßig aktiv.

(4) "Bearbeiten" - Hier können Sie mit "Mitte/Rand löschen" bestimme Bereiche des Scans weiß überschreiben oder den Zoomfaktor einstellen.

(5) "OK" - Zurück zur Übersicht.

Vorlageneinzugstyp

Bild vom Scanner-Menü - Vorlageneinzugstyp - mit markierten Rahmen

(1) Hier können Sie auswählen, ob es sich um eine "1-seitige Vorlage" (Standard), "2-seitige Vorlage" oder "Vorlage vom Typ Buch" handelt.